Thema: Schnittstellen & API.

Eine Schnittstelle verbindet zwei Systeme so, dass Daten automatisch fließen statt von Hand übertragen zu werden. Betroffen sind in den meisten Unternehmen Warenwirtschaft, ERP, CRM, Buchhaltung und der Onlineshop: Systeme, die dieselben Artikel, Preise und Kunden kennen, aber nichts voneinander wissen. JFconcept baut die Verbindungen dazwischen als Individualentwicklung, weil kein Standardprodukt zwei gewachsene Systeme kennt.

Wenn jedes System seine eigene Wahrheit hat

Das typische Bild: Ein Artikel wird im ERP angelegt, dann noch einmal im Shop. Ein Preis ändert sich, und irgendwo bleibt der alte stehen. Eine Bestellung kommt online rein und wird per Hand in die Warenwirtschaft getippt, weil es keinen anderen Weg gibt. Das funktioniert, solange die Mengen klein sind.

Ab einer gewissen Größe kippt es. Die Übertragung frisst jeden Tag Arbeitszeit, und sie ist fehleranfällig, weil Menschen Zahlen falsch abschreiben. Verkauft wird ein Artikel, der längst aus ist. Ein Kunde bekommt eine Rechnung mit dem falschen Preis. Die unangenehmste Folge kommt später: Niemand traut den Zahlen mehr, weil unklar ist, welches System gerade recht hat.

Verschärft wird das durch Wachstum. Ein neuer Vertriebskanal, ein zweiter Shop, ein Marktplatz: Jedes zusätzliche System vervielfacht die manuelle Pflege, statt sie nur zu addieren.

Erst den Datenfluss klären, dann programmieren

Am Anfang einer Anbindung steht kein Code, sondern eine Bestandsaufnahme. JFconcept klärt, welche Systeme beteiligt sind, welche Daten zwischen ihnen laufen sollen und, die wichtigste Frage, welches System bei jedem Datensatz die Hoheit hat. Artikelstammdaten kommen meist aus dem ERP, Bestellungen aus dem Shop, Kundendaten oft aus dem CRM. Wer das vorher festlegt, verhindert, dass sich zwei Systeme gegenseitig überschreiben.

Danach prüfen wir, was die vorhandenen Systeme technisch hergeben. Manche bringen eine dokumentierte API mit, bei anderen ist ein Dateiexport oder ein direkter Datenbankzugriff der einzige Weg. Beides ist machbar, aber es macht einen Unterschied für Aufwand und Verlässlichkeit, und das gehört vor die Kalkulation, nicht danach.

Gebaut wird die Verbindung als eigene Anwendung auf Basis von Laravel. Diese Anwendung liegt zwischen den Systemen, übersetzt die Datenformate ineinander und behält die Kontrolle über den Ablauf. Der Weg ist aufwendiger als ein fertiger Konnektor, aber er bildet die tatsächlichen Regeln eines Betriebs ab: Staffelpreise, Kundengruppen, Einheiten, Sonderfälle, die kein Standardprodukt kennt. Geht es dagegen um die Shop-Seite selbst, also um Sortiment, Logik und Oberfläche, ist das ein eigenes Thema: Onlineshops mit Shopware.

Was eine Anbindung im laufenden Betrieb aushalten muss

Der Unterschied zwischen einer Verbindung, die läuft, und einer, die Ärger macht, zeigt sich nicht am ersten Tag. Er zeigt sich, wenn etwas schiefgeht. Die Absicherung dagegen ist bei uns kein Zusatzposten, sondern der normale Entwicklungsstandard:

• Wiederholung statt Datenverlust: Ist ein System kurz nicht erreichbar, wird die Übertragung in einer Warteschlange gehalten und später erneut versucht.

• Nachvollziehbare Protokolle: Jeder Lauf wird mitgeschrieben. Bei einer Rückfrage lässt sich belegen, wann welcher Datensatz übertragen wurde.

• Aktive Meldung bei Fehlern: Eine Übertragung, die stillschweigend aussetzt, fällt erst Wochen später auf. Fehler melden sich von selbst.

• Test vor Umschaltung: Die Anbindung läuft zuerst auf einer Staging-Umgebung mit echten Daten, bevor sie den Produktivbetrieb anfasst.

• Automatisierte Tests: Sie sichern die Umwandlungsregeln ab, damit eine spätere Änderung nicht unbemerkt an anderer Stelle etwas beschädigt.

Der Code und die Zugangsdaten gehören dem Kunden. Die Anwendung liegt in einem Git-Repository, das übergeben wird, und wo sie betrieben wird, entscheidest du. Wir bieten Hosting an, machen es aber nicht zur Bedingung. Eine Anbindung greift tief in den Betrieb ein, und niemand sollte deswegen an eine Agentur gebunden sein.

Woran der Erfolg sichtbar wird

Der erste Gradmesser ist die Arbeitszeit, die vorher in die Übertragung floss. Wenn Bestellungen nicht mehr abgetippt und Preise nicht mehr an zwei Stellen gepflegt werden, merkt das dein Team in der ersten Woche.

Der zweite Gradmesser ist die Fehlerquote: weniger falsche Bestände, weniger Nachbesserungen an Rechnungen, weniger Reklamationen, die aus einem Übertragungsfehler entstanden sind. Der dritte lässt sich schwerer beziffern, wiegt aber am schwersten: Zahlen, denen im Unternehmen wieder geglaubt wird, weil klar ist, woher sie kommen.

Ein spätes, gutes Zeichen ist, dass niemand mehr über die Datenübertragung spricht. Sie läuft, und das Thema ist vom Tisch. Danach betreut JFconcept solche Anbindungen aus Menden im Sauerland auf Wunsch weiter, weil sich Systeme auf beiden Seiten ändern. Zwingend ist das nicht, ein Wartungsvertrag gehört nicht zur Anbindung dazu. Wie eine Schnittstelle in eine komplette Individualentwicklung eingebettet ist, steht auf unserer Seite zum Webengineering.